Jimdo Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Wir freuen uns, dass du dich für uns interessierst und dich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewirbst oder beworben hast. Wir möchten Dir nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung erteilen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Jimdo GmbH Stresemannstraße 375 22761 Hamburg Germany

Du findest weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: https://www.jimdo.com/de/info/impressum/

Welche Daten verarbeiten wir und zu welchem Zweck?

Die Daten, die du uns im Zusammenhang mit und über deine Bewerbung übermitteln, verarbeiten wir, um deine Eignung für die Stelle (oder ggf. für andere offene Stellen in unserem Unternehmen) zu prüfen und natürlich um das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Deine Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung deiner Bewerbung und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses verwendet.

Dazu gehören:

  • Dein Name, deine E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer und andere Kontaktinformationen,
  • Dein Lebenslauf, Anschreiben, Informationen zur Ausbildung, Arbeitszeugnisse und alle anderen Daten, die du uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens übermittelst.
  • Alle weiteren Informationen, die du uns während eines Bewerbungsgesprächs zur Verfügung stellst.
  • Wir verarbeiten auch Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, auch online, von denen wir glauben, dass sie für deine Bewerbung oder eine mögliche künftige Bewerbung relevant sind, wie z. B. dein Linkedin-Profil.

Was ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist in erster Linie § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), d.h. die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Gemäß § 26 BDSG ist die Verarbeitung der im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen Daten zulässig. Gemäß § 35 Abs. 2 Satz 1 BDSG und Artikel 17 der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) hast du das Recht, deine bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten jederzeit löschen zu lassen. Wir sind jedoch gesetzlich verpflichtet, bestimmte Bewerberdaten für einen bestimmten Zeitraum (maximal 6 Monate) aufzubewahren. Solche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Aus diesem Grund schränkt das BDSG dein Recht auf Löschung deiner Daten in § 35 Abs. 3 Nr. 1 BDSG ein. Das bedeutet, dass deine personenbezogenen Daten, die gesetzlich aufbewahrt werden müssen, nicht gelöscht werden können, sondern deine Daten datenschutzrechtlich gesperrt und anschließend gelöscht werden, sobald die empfohlene gesetzliche Aufbewahrungsfrist (maximal 6 Monate) abgelaufen ist. Selbstverständlich löschen wir alle deine Daten, für die es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt. Sofern die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zur Rechtsverfolgung benötigt werden, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage der Vorgaben des § 24 Absatz 1 Nr.2 BDSG.

Sofern du in die weitere Speicherung deiner personenbezogenen Daten eingewilligt hast, werden wir deine Daten an unseren Bewerberpool übermitteln. Dort werden die Daten nach zwei Jahren oder alternativ auf Ihre Anfrage an recruitment@jimdo.com gelöscht. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, d.h. auf Basis deiner Einwilligung.

Wie lange speichern wir deine Daten?

Sofern sich aus der Bewerbung kein Beschäftigungsverhältnis ergibt, werden die Daten des Bewerbers nach 6 Monaten gelöscht.

Ergibt sich aus dem Bewerbungsverfahren ein Beschäftigungsverhältnis mit Jimdo, werden die Daten aus dem Bewerbungsmanagementsystem in unser Personalinformationssystem übertragen, wenn dies für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist § 26 Abs. 1 BDSG.

Mit wem teilen wir Bewerberdaten?

Bewerbungsmanagementsystem

Wir verwenden ein Bewerbungsmanagementsystem zur Unterstützung unseres Bewerbungsverfahrens. Wir haben mit unserem Bewerbungsmanagementsystem einen Datenverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der Standardvertragsklauseln enthält. Dabei handelt es sich um einen Vertrag, in dem sich das Bewerbungsmanagementsystem verpflichtet, die Daten unserer Bewerber zu schützen, ihre Datenschutzbestimmungen in unserem Namen zu verarbeiten und die Bewerberdaten insbesondere nicht an Dritte weiterzugeben. Mit der Übermittlung deiner Bewerbung über das Bewerbermanagementsystem nutzt du automatisch dessen Dienste. Deine Daten können jederzeit gelöscht werden.

Deine Bewerbungsdaten werden nach Eingang deiner Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann ggf. intern an die Fachbereiche/Teamleiter für die jeweilige offene Stelle weitergeleitet. Dann wird das weitere Vorgehen abgestimmt. Grundsätzlich haben nur die Personen im Unternehmen Zugriff auf deine Daten, die diese für die ordnungsgemäße Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen.

KI-Notizenerfassungsdienste

Wir verwenden KI-Notizerfassungsdienste bei Bewerbungsgesprächen. Diese werden eingesetzt, damit sich der Befragende im Bewerbungsgespräch auf dich und das Gespräch konzentrieren kann, anstatt sich manuell Notizen zu machen.

Der KI-Notizerfassungsdienst wird nur mit dem Einverständnis des Bewerbers und auf freiwilliger Basis genutzt. Der Befragende wird dich zu Beginn des Vorstellungsgesprächs nach deiner Zustimmung zur Nutzung des Dienstes fragen. Solltest du mit der Nutzung dieses Dienstes nicht einverstanden sein, so hat dies keine negativen Auswirkungen auf das Bewerbungsverfahren.

Wir haben mit dem Anbieter des KI-Notizenerfassungsdienstes einen Datenverarbeitungsvertrag geschlossen, der Standardvertragsklauseln enthält. In diesem Vertrag verpflichtet sich der Dienstleister, die Daten unserer Bewerber zu schützen, ihre Daten in unserem Auftrag online zu verarbeiten und sie insbesondere nicht an Dritte weiterzugeben.

Alle Notizen, die der KI-Notizenerfassungsdienst während des Bewerbungsverfahrens macht, werden von der Personalabteilung und den jeweiligen Gesprächspartnern manuell geprüft und gegebenenfalls an die Abteilungs-/Teamleiter für die jeweilige offene Stelle weitergeleitet.

Video Conference Call

Jimdo ist ein Remote-First-Unternehmen mit Mitarbeitern, die über die ganze Welt verteilt sind. Aus diesem Grund finden Vorstellungsgespräche regelmäßig per Videokonferenz oder alternativ per Telefon statt.

Solltest du das Vorstellungsgespräch nicht per Videokonferenz und/oder Telefon führen wollen, so hat dies keine negativen Auswirkungen auf den Bewerbungsprozess. Bitte kontaktiere uns in diesem Fall direkt über recruitment@jimdo.com.

Jimdo hat mit dem Anbieter der Videokonferenz standardisierte Vertragsklauseln abgeschlossen, um die Sicherheit der im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiteten Daten durch diesen Dienst zu gewährleisten.

Dienste zur Überprüfung technischer Fähigkeiten

Bitte beachte, dass wir im Rahmen des Einstellungsverfahrens für einige Stellen bestimmte Dienste nutzen, um die technischen Fähigkeiten der Bewerber zu prüfen. Diese Dienste übermitteln an Jimdo Daten über die Ergebnisse der technischen Tests. Zu den erhobenen Daten gehören: Name, Nachname, Dauer der Testsitzung, die Antworten der Bewerber auf die Fragen. Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und die Dienste dienen dazu, die Kenntnisse des Bewerbers über die bei Jimdo eingesetzten Technologien zu bewerten. Mit dem Start der Technikprüfung erklärst du dich mit der Verarbeitung deiner Daten durch den Anbieter der Technikprüfung einverstanden.

Wir haben mit den Anbietern eine Datenverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen. Solltest du die Dienste zur Überprüfung deiner technischen Fähigkeiten nicht in Anspruch nehmen wollen, sende uns deine anderweitige Verfügbarkeit bitte direkt per E-Mail an jobs@jimdo.com und beachte bitte, dass dies keine negativen Auswirkungen auf den Bewerbungsprozess hat.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Jimdo (Artikel 15 DSGVO). Wir informieren dich gerne darüber, welche personenbezogenen Daten wir über dich gespeichert haben. Diese Auskunft ist kostenlos, wird umgehend bearbeitet und wird Ihnen in der Regel geschützt per E-Mail (auf Wunsch auch per Post) übermittelt. Um eine zutreffende und ausführliche Auskunft zu erhalten, bitten wir dich, uns möglichst genaue Angaben zu den betreffenden personenbezogenen Daten oder deren Art zu machen. Um sicherzustellen, dass die Person, die die oben genannten Informationen anfordert, diejenige ist, die sie vorgibt zu sein, können wir einen Identitätsnachweis verlangen. Dies kann in Form eines kopierten Ausweises geschehen. Bitte schwärzen oder entferne  Seriennummern und Passnummern auf solchen Kopien. Diese Kopien dürfen nur zum Zweck der Identifizierung und zur Bearbeitung Ihres Antrags verwendet werden.

Darüber hinaus hast du ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), soweit dir dies gesetzlich zusteht. Darüber hinaus hast dz das Recht, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Das Gleiche gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Um eines dieser Rechte auszuüben, sende uns bitte einfach eine E-Mail an recruitment@jimdo.com

Unser Datenschutzbeauftragter

Jimdo hat einen externen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO bestellt, den du per E-Mail erreichen kannst: Privacy@jimdo.com.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch Jimdo zu beschweren. In der Regel kannst Du dich zu diesem Zweck an die Aufsichtsbehörde an deinem üblichen Aufenthaltsort oder an unseren Firmensitz (Hamburg) wenden.

Änderung der Datenschutzerklärung

Aufgrund der Weiterentwicklung unseres Anwendungsprozesses oder der Implementierung neuer Funktionen oder Technologien und/oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Richtlinie zu ändern. Wir behalten uns das Recht vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen. Bei wesentlichen Änderungen, bei denen die Rechte von Jimdo-Bewerbern betroffen sein könnten, werden wir dir diese Änderungen vorab mitteilen (z.B. per E-Mail) und dich ggf. über die zur Verfügung stehenden Rechtsbehelfe informieren.

Sollte Jimdo von einem anderen Unternehmen übernommen werden, so können Informationen zu deinen personenbezogenen Daten im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorschriften an den Rechtsnachfolger übertragen werden.

Veröffentlicht: November 2023