„Jeder kann PR!“: So erstellt ihr einen erfolgreichen Newsletter

Okay, einen Newsletter zu verschicken ist vielleicht keine ganz neue Idee – altmodisch ist es deswegen noch lange nicht. Denn: Eure Besucher und Kunden regelmäßig über Neuigkeiten und spannende Themen auf dem Laufenden zu halten ist super, um in Kontakt zu bleiben und sie über Neuigkeiten auf eurer Website zu informieren.

In Teil 2 unserer Miniserie „Jeder kann PR!“ (im ersten Teil ging es darum, wie ihr eine Social-Media-Strategie entwickelt) geben wir euch deshalb einige wertvolle Tipps für einen E-Mail-Newsletter, der eure Besucher erfolgreich an euch bindet.


Die Vorteile von Newslettern – und ein Fallstrick

Bevor wir so richtig loslegen wollen wir kurz unter die Lupe nehmen, welche Argumente überhaupt für einen E-Mail-Newsletter sprechen. Hier die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

  • Geringe Kosten: Dank seiner digitalen Form ist ein E-Mail-Newsletter finanziell deutlich günstiger als eine gedruckte Papierversion und der anschließende Postversand.
  • Kurzfristige Umsetzung: Muss der Versand zu einem bestimmten Termin erfolgen, braucht ihr viel weniger zeitlichen Vorlauf für die Vorbereitung als bei einer Printvariante. Selbst ein spontaner Aussand ist möglich.
  • Kein Medienwechsel nötig: Ihr könnt die Empfänger eures Newsletters unmittelbar beim Lesen per Link auf eure Webseite oder euren Online-Shop lenken – ein echter Schub für eure Besucher- und Verkaufsstatistik!
  • Gute Erreichbarkeit: Weil sehr viele Menschen ihre E-Mails auf ihrem Smartphone lesen, könnt ihr per Newsletter nahezu immer und überall mit ihnen in Kontakt treten.

Klingt prima, oder? Einen kleinen Haken gibt es aber dennoch: Die meisten Menschen bekommen Tag für Tag jede Menge Werbemails, von denen sie bei weitem nicht alle lesen (kommt euch vielleicht bekannt vor). Euer Newsletter kann somit leicht in der Flut der Nachrichten untergehen. Vermeiden könnt ihr das, indem ihr euren Newsletter gut plant und einige inhaltliche Kriterien beachtet. Wir haben euch die wichtigsten Punkte zusammengestellt.

 

Phase 1: Organisation und Planung

Euer Newsletter soll dazu führen, dass sich die Empfänger positiv an euch erinnern und euch im bestenfalls (weitere) Aufträge oder mehr Absatz bescheren. Vielleicht möchtet ihr auch neue Kontakte generieren und ihr Interesse an eurem Angebot wecken. Was immer auch Eure Ziele sind: Geht das Projekt besser nicht impulsiv, sondern strategisch an:

1. Empfängerliste erstellen

Als erstes stellt ihr die Daten der Nutzer, die ihr erreichen möchtet, in einer Tabelle zusammen. Falls alle dieselben Interessen und Bedürfnisse in Bezug auf euer Angebot haben, kommt ihr mit einer Liste aus. Vielleicht gibt es aber auch sowohl langjährige Kunden als auch neue Interessenten?

Oder kaufen die einen immer Produkt A und die anderen buchen überwiegend Dienstleistung B? Dann habt ihr schon mehrere Gruppen, die ihr in eurem Verteiler entsprechend kennzeichnen könnt, um die Themen individuell aufzubereiten.

Für die Verwaltung eurer Empfänger sowie für den Versand eurer Newsletter empfehlen wir euch die Tools Mailchimp (in englischer Sprache) oder CleverReach. Am besten schaut ihr einfach, welches Programm zu euch am besten passt.

Erfolgreich Newsletter verschicken

Für den Versand von Newslettern gibt es verschiedene kostenlose und kostenpflichtige Programme. Informiert euch einfach, was am besten zu euch passt!

2. Erscheinungsweise festlegen

Mal ehrlich: Wie oft freut ihr selbst euch über einen abonnierten Newsletter und lest ihn tatsächlich? Welche Taktung nervt eher? Versetzt euch in Lage der Empfänger. Und überlegt auch, wie häufig ihr es überhaupt schafft, einen guten Newsletter herauszubringen. Zweimal im Jahr kann schon ausreichen, wenn ihr euch sonst jeden Monat total stressen müsst. Außerdem ist es hilfreich, vorab die groben Themen zu skizzieren.

 

3. Versandzeitpunkt bedenken

Um den Wochentag und die Uhrzeit für euren Versand festzulegen, fragt euch einfach mal, wann wohl die meisten Empfänger ihre Mails lesen und wann eher nicht. Es gibt dafür ein paar Anhaltspunkte: So sammeln sich über das Wochenende meist viele Nachrichten an – das erhöht das Risiko, dass euer Newsletter einfach gelöscht wird, weil andere Mails dringender sind. Viele Leute checken ihr Postfach schon vor der Arbeit, zum Beispiel beim Frühstück oder in der Bahn. Bei ihnen hat ein Newsletter gleich morgens zwischen 8 und 10 Uhr die besten Chancen, gelesen zu werden. In der Mittagspause passt es für die meisten eher schlecht und ab 17 Uhr möchten viele nur noch die wichtigsten To-dos abhaken und in den Feierabend gehen. Ein Patentrezept für den besten Versandzeitpunkt gibt es also nicht. Experimentiert einfach ein bisschen herum und wertet die Reaktionen der Empfänger aus.

 

4. Signatur/Footer und Anmeldeform checken

Informiert euch, welche Angaben ihr in eurem Newsletter zusätzlich machen müsst, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Wir als Jimdo können und dürfen euch dazu keine Rechtsberatung anbieten. Aber kein Problem: Recherchiert einmal im Internet oder wendet euch bei Unsicherheit an Profis, z. B. bei einer Kanzlei. Laut Experten in diesem Bereich benötigt jede geschäftliche E-Mail nämlich bestimmte Pflichtangaben (je nach Geschäftsbereich und Geschäftsform).

Checkt außerdem, inwiefern die Anmeldung zu eurem Newsletter gesetzlich korrekt erfolgt (also wie sich Kunden für euren Newsletter eintragen) und an wen ihr eure Newsletter als werbliche E-Mail verschicken dürft. Auch hier empfehlen wir, euch am besten individuelle Infos von einem Experten einzuholen.

 

Ideen und Inspirationen für euren Newsletter

Ihr wisst nicht, worüber ihr im Newsletter schreiben sollt? Keine Sorge, Themen gibt es mehr als genug – es kommt nur darauf an, sie zu erkennen. Hier einige Anregungen:

  • Ihr habt ein neues Angebot oder eine Aktion im Shop? Berichtet darüber!
  • Gestattet den Lesern einen Blick hinter die Kulissen und stellt eure Firmengeschichte oder einzelne Mitarbeiter vor – so lernen sie euch besser kennen und ihr seid nicht mehr nur “ein Anbieter von vielen”.
  • Pflegt euer Netzwerk und sprecht mit Kunden – auch so erfahrt ihr, was eure Zielgruppe gerade interessiert.
  • Ihr wart auf einer Messe? Haltet eure Leser und Kunden mit spannenden Insider-News aus eurer Branche auf dem Laufenden.
  • Stöbert durch Magazine und andere Newsletter – vielleicht findet ihr Themen, die ihr als Aufhänger nehmen und neu aufbereiten könnt.
  • Startet pünktlich zum Versand eine Mitmach-Aktion oder verschickt einen Gutscheincode mit dem Newsletter.

Ihr seid die Blattmacher: Interessante Newsletter werden eure Kunden gerne lesen.

Phase 2: Layout und Content

Ebenso wie eure Webseite sollte auch euer Newsletter auf dem Rechner, Smartphone und Tablet lesbar sein und gut aussehen. Die entsprechende Formatierung ist allerdings nicht ganz ohne. Professionelle (jedoch teilweise kostenpflichtigen) E-Mail-Marketing-Tools wie Mailchimp, Newsletter2Go oder CleverReach nehmen sie euch ab. Außerdem ist es wichtig,  dass euer Newsletter so aufgebaut ist, dass er  bei den Lesern Interesse und Neugier weckt.

Anrede

Jeden Empfänger persönlich mit Namen anzuschreiben ist einfach netter und kommt bei den Lesern gut an. Doch dazu müsst ihr eure Verteilerliste auch entsprechend mit Anrede, Vor- und Nachname aufbauen. Wenn euch das zu aufwändig ist, könnt ihr euch eine passende alternative Anrede überlegen, beispielsweise „Lieber Freund der mediterranen Küche“.

Betreffzeile und Teaser

Die Betreffzeile ist entscheidend dafür, ob der Empfänger eure Mail überhaupt öffnet. Sie sollte deshalb möglichst kurz und knackig sein und präzise ankündigen, was den Leser erwartet. Ein kurzer Teasertext nach der Anrede stellt die einzelnen Inhalte dann kurz vor. Er fasst sie aber nicht komplett zusammen – wozu sollte sich sonst noch jemand den Rest durchlesen?

Inhalt

Bereitet eure Inhalte kompakt und verständlich auf. Achtet dabei auf eine übersichtliche und sinnvolle Gliederung und baut an den passenden Stellen informative Links oder einen sogenannten Call-to-Action (Handlungsaufforderung) ein, zum Beispiel: „Klicke hier, wenn du mehr über Workshop XY erfahren möchtest!“ Ihr seid euch unsicher, welche Themen bei euren Lesern gut ankommen? Dann versendet einfach zwei verschiedene Versionen und wertet hinterher die jeweiligen Klicks aus. Newsletter-Tools (wie die oben beispielhaft genannten) bieten euch vielfältige Analysemöglichkeiten.

Bilder

Das E-Mail-Format eignet sich eher schlecht für eine ansprechende visuelle Darstellung, deshalb geht in eurem Newsletter lieber sparsam mit Bildern um. Selbst wenn ihr zum Beispiel eine Ausstellung ankündigt, greift ihr besser nur ein oder zwei Motive auf und verlinkt dann zu eurer Webseite. Denkt auch daran, euch immer bezüglich der Bildrechte abzusichern! Im Internet findet ihr Datenbanken wie Fotolia und Pixabay, die lizenzfreie Bilder kostenlos oder für wenig Geld zur Verfügung stellen.

 

Phase 3: Analyse und Auswertung

Yippee, euer Newsletter ist endlich verschickt! Nun möchtet ihr natürlich wissen, wer von den Adressaten eure Mail überhaupt öffnet und wie oft welcher Link angeklickt wird. Diese Infos bekommt ihr leider nicht beim Versand mit den üblichen E-Mail-Programmen, sondern nur von professionellen Mailing-Portalen. Da eine solche Auswertungen für die zukünftige Planung jedoch wichtige Erkenntnisse bringt, kann sich diese Investition schnell auszahlen.

Bitte beachtet hier selbstversändlich die geltenden Bestimmungen zum Datenschutz und informiert euch vorab, in welchem Rahmen ihr Daten auswerten und nutzen dürft, da wir keine Rechtsberatung anbieten können und dürfen.

Ansonsten können wir euch nur mit auf den Weg geben: Probiert eure Inhalte einfach aus und schaut mit gesunder Distanz auf die Reaktionen eurer Leser. Nehmt es auf keinen Fall persönlich, wenn Empfänger euren Newsletter nicht beachten. Bedenkt immer, wie ihr selbst mit den Newslettern in eurem Postfach verfahrt. Lest ihr sie immer und sofort komplett durch? Eben! Und wenn ihr sie löscht: Heißt das, dass ihr euch für die Absender überhaupt nicht interessiert? Noch mal eben! Mit der Zeit werden ihr ein Gespür dafür entwickeln, wie eure Zielgruppe tickt, und eure Newsletter entsprechend gestalten. Legt einfach los!


Habt ihr schon mal einen Newsletter verschickt? Was ist daraus geworden? Wir freuen uns auf eure Erfahrungsberichte in den Kommentaren!