Von Aufgabenverteilung bis Zeiteinteilung: Tipps und Tools fürs Projektmanagement

Die Arbeit bringt euch eigentlich Spaß, aber ihr habt manchmal das Gefühl, dass alles aus dem Ruder läuft? Das kann ganz schön frustrierend sein! In einigen Fällen sind es Störfaktoren von außen, die ein Projekt zum Stocken bringen. Oft genug liegt es aber auch an uns selbst.

Die gute Nachricht: Man kann man dann an bestimmten Stellschrauben drehen, um seine Aufgaben wieder gut in den Griff zu bekommen.

Wir zeigen euch heute Tipps und Tools: Zum einen geben wir drei Tipps fürs Projektmanagement. Und zum anderen empfehlen wir fünf praktische Tools, mit denen ihr eure Arbeit ganz einfach organisieren könnt.


3 Tipps für gutes Projektmanagement

1. Vergesst Listen, schafft Zeitfenster

Wenn ihr auch oft den Eindruck habt, dass eure To-do-Liste immer länger wird, obwohl ihr schuftet und schuftet, dann seid ihr damit nicht allein! Zum Glück gibt es Mittel und Wege, um dies zu ändern.

Unser Vorschlag: Probiert einmal, nicht mehr alle anstehenden Aufgaben untereinander in eine Liste einzutragen. Anstattdessen tragt ihr die To-dos direkt in den Kalender ein – und zwar mit mit einem klar definierten Zeitfenster.

Die Arbeitstage so zu strukturieren hat viele Vorteile: Es hilft euch beispielsweise, zu erkennen, wofür ihr eure Zeit eigentlich nutzt. Wie geht ihr dafür am besten vor?

  • Plant zunächst mehrere kleine Aufgaben zu erledigen, die anstehen
  • Tragt euch am Anfang des Tages dringende Dinge ein, die unbedingt heute noch fertig sein müssen
  • Blockt euch dann mehr Zeit für größere Projekte, die eure volle Konzentration benötigen

Ganz wichtig: Nach dieser Methode vorzugehen bedeutet nicht, immer starr den festgelegten Zeitplan zu befolgen. Ihr wisst selbst: Das Leben ist nicht planbar. Verteilt die Aufgaben darum realistisch und ihrer Dringlichkeit entsprechend. Seid auch bereit, die Zeitfenster im Tagesverlauf anzupassen, wenn es nötig ist. Das bedeutet dann keine Schwäche des Systems, sondern eine positive Flexibilität!

  

2. Erledigen ist besser als perfektionieren

Der Hang zum Perfektionismus steckt in vielen von uns – und zwar je stärker, desto mehr uns ein Projekt am Herzen liegt. Das an sich ist ja auch nicht schlimm. Kritisch wird es nur, wenn wir immer wieder so lange an Aufgaben herumfeilen, dass sie weder perfekt noch fertig werden.

Im Englischen gibt es das Sprichwort “Done is better than perfect”, was in etwa bedeutet “Fertig ist besser als perfekt”. Es erinnert uns daran, dass das ewige Suchen nach Fehlern und deren Beseitigung und davon abhalten kann, etwas tatsächlich zu erledigen.

Das heißt natürlich nicht, dass uns die Qualität unserer Arbeit egal sein sollte. Es geht vielmehr um ein Gleichgewicht zwischen einem hohen Qualitätsanspruch und dem, was möglich ist.

Am Ende zählt meistens, was ihr vorweisen könnt, und nicht, was ihr eigentlich vorhattet (und am Ende nicht geschafft habt). Versucht also lieber, fertig zu werden, als perfekt zu sein – das bringt mehr und fühlt sich definitiv besser an.

 

3. Pausen einplanen statt nur einschieben

Bei der Arbeit regelmäßig Pausen zu machen ist leichter gesagt als getan. Gerne reden wir uns nämlich ein, dass wir mit einer Pause eine produktive Phase kaputtmachen. In Wahrheit ist es zu allermeist jedoch genau andersherum: Ohne Pausen sind wir viel weniger produktiv, als mit regelmäßigen Unterbrechungen!

Diverse Studien haben gezeigt, dass das Arbeiten in 90-Minuten-Zyklen optimal ist. Das liegt daran, dass der Körper innerhalb von 90 Minuten verschiedene Intervalle durchläuft, die sich aus erhöhter und weniger erhöhter Konzentrationsfähigkeit zusammensetzen. Anschließend braucht er eine kurze Pause, um wieder voll durchstarten zu können.

Und: Auf keinen Fall solltet ihr so lange arbeiten, bis ihr euch erschöpft fühlt, denn aus dem Tief kommt ihr an diesem Tag sicher nicht mehr heraus – auch das haben die Wissenschaftler herausgefunden. Niemand braucht also ein schlechtes Gewissen zu haben, weil er eine Pause einlegt, denn hinterher werdet ihr mehr Power haben als vorher. Tschakka!

 

Diese Tools helfen euch beim Durchstarten

1. Auf dem Smartphone: “Nicht stören”

Äußere Einflüsse können die eigene Konzentration schnell mal durcheinander bringen. Viele unterschätzen zum Beispiel gerne, wie viel Zeit es kostet, auch während der Arbeit ständig erreichbar zu sein. Das gilt für private Nachrichten, je nach Situation aber auch für geschäftliche Anrufe etc.

Für alle, die bei jedem Klingeln oder Vibrieren ihres Handys sofort draufschauen müssen, gibt es z. B. auf Smartphones von Apple und Samsung die Funktion “Nicht stören”. Damit könnt ihr euer Telefon im Sperrzustand stummschalten. Der Zeitraum lässt sich spontan bestimmen oder vorprogrammieren. Außerdem ist es möglich, verschiedene Ausnahmen festzulegen, etwa für Personen, die euch dann trotzdem erreichen können.

Ihr aktiviert die Funktion ganz einfach in den Einstellungen eures Telefons. Bei Samsung unter Töne und Vibration”, bei Apple in den Einstellungen unter “Nicht stören”.

 

2. Asana: Organisieren leicht gemacht

Wer schon mal mit mehreren Leuten an einem Projekt gearbeitet hat, weiß auch wie schwer es oft ist, da den Überblick zu behalten. Die Planungs-App “Asana” hilft, das zu ändern. Der Allround-Planer gibt dem Wort Zusammenarbeit eine neue Bedeutung, indem er zum Beispiel Gruppen ermöglicht, gemeinsame To-Do-Listen anzulegen, Aufgaben zu planen, Termine zu festlegen und sich auszutauschen.

Bis zu 15 Personen können am selben Projekt arbeiten und ihre Arbeitsschritte über die App verwalten. Als Gruppenleiter könnt ihr verschiedene Aufgaben delegieren und werdet benachrichtigt, wenn eine Aufgabe erledigt ist. So habt ihr die Zuständigkeiten und den Fortschritt des Projekts jederzeit im Blick.

 

3. Evernote: Vergesst die Vergesslichkeit!

Aufschreiben war gestern – mit der mobilen App “Evernote” könnt ihr eure Gedanken und To-dos online festhalten und habt sie so immer griffbereit. Nicht umsonst bezeichnen die Macher das Angebot auch als “virtuelles Gedächtnis”.

Es ist damit möglich, Notizen in diversen Formaten festzuhalten – vom Text über Fotos oder Sprachaufzeichnungen bis hin zu Videos. Das alles lässt sich auch noch ruckzuck organisieren, zum Beispiel anhand von Schlagwörtern, Notizbüchern, Checklisten oder To-do-Listen. Auch “handschriftliche” Notizen sind möglich, die Erstellung von Terminplänen, Memos und Präsentationen  – im Grunde alles, was sich gerade auf eurem Schreibtisch stapelt ;)

Schließlich könnt ihr mit “Evernote” eure Inhalte auch auf Computer, Smartphone und Tablet synchronisieren und zum Beispiel auf einem Gerät mit der Arbeit beginnen und auf einem anderen weiterarbeiten. So seid ihr immer und überall auf dem neuesten Stand.

 

4. Trello: (Vor-)Bildlich zusammenarbeiten

Falls ihr schon in der Schule eher der visuelle Lerntyp wart, ist das Projektmanagement-Tool “Trello” wie für euch gemacht. Es wird manchmal auch als “Pinterest des Projektmanagements” bezeichnet.

Mit “Trello” könnt ihr Projekte in ihrem ganzen Umfang auf einen Blick sehen. Die Ansicht in Form von Boards macht die Bearbeitung per Drag-and-Drop-Funktion spielend leicht. Jedes Board besteht aus Listen, die mit Karten gefüllt sind. Einzelne Teammitglieder können zu verschiedenen Boards hinzugefügt werden und bestimmten Aufgaben zugewiesen bekommen.

Auch Kommentare, Checklisten, Dateien und vieles mehr könnt ihr direkt anhängen. Für jedes Projekt lassen sich eigene Boards anlegen mit unterschiedlichen Deadlines für verschiedene Aufgaben. So behaltet ihr immer den kompletten Überblick über alle Details.

 

5. AND CO: Business-Aufgaben im Blick haben

Falls ihr als Freelancer oder Einzelunternehmer unterwegs seid, wisst ihr sicher wie viel Zeit es kostet das Geschäft am Laufen zu halten. Ihr müsst über Einnahmen und Ausgaben Bescheid wissen, Rechnungen schreiben und prüfen, ob sie bezahlt werden und und und …

Ein solches Programm, dass euch bei all dem hilft, ist AND CO. Per Handy oder am Rechner könnt ihr einfach eure Arbeitsstunden erfassen, eure Finanzen im Blick behalten sowie Rechnungen und Arbeitsverträge erstellen. So braucht ihr euch endlich keinen Kopf mehr zu machen und könnt euch ganz eurer “echten” Arbeit zuwenden.


Ganz gleich, welcher der angesprochenen Bereiche eure persönliche Achillesferse ist – Störungen zu vermeiden, die Produktivität zu erhöhen oder organisierter zu werden: Wir hoffen, dass euch die Tipps im Gastbeitrag von AND CO dabei helfen, eure Projekte in den Griff zu bekommen, damit ihr weiter voller Tatendrang durchstarten könnt!